Scania och den moderna kommunikationsavdelningen

I morse gästade Staffan Ekengren, Head of Scania Newsdesk, vårt frukostseminarium och det blev jättesuccé! Inte en stol var ledig när Staffan började berätta om hur de arbetar med redaktionell kommunikation på Scania. Förutom att vi slog rekord i frågor från publiken hördes även röster utropa ”Det var det bästa seminariet hittills!”. Tack för att ni kom och började torsdagsmorgonen med oss!

Här lyfter vi ut lite av det som Staffan pratade om under seminariet.

Organisera efter innehåll, inte efter kanal.
Innan Scania började arbeta med redaktionell kommunikation var deras kommunikationsfunktion uppdelad i olika avdelningar, var och en med sina arbetsuppgifter. Det innebar att pressmeddelanden kunde komma från en avdelning, medan kundtidningen producerades i en annan del av organisationen. ”Vi arbetade inte tillsammans”, berättar Staffan Ekengren. De sociala kanalerna användes för att spotta ut information som kommunikationsteamen letade upp i kundtidningen. Det fungerade inte i längden. Idag förespråkar Staffan att organisera efter innehåll och inte efter kanal, att ha storyn klar och sedan välja var och hur den ska spridas.

Intern kommunikation vs. extern kommunikation
I all kommunikation använder Scania material från sina över 500 000 följare på Facebook. Det är inte marknadsföring i traditionell bemärkelse. Staffan menar att allt ska vara på riktigt, informationen som kommuniceras måste vara autentisk för att den ska upplevas som trovärdig. Att prata om intern och extern kommunikation är problematiskt eftersom allt delas idag i olika kanaler. Det går inte att kontrollera gränsen mellan extern och intern kommunikation. I Scanias fall handlar det dessutom om flera tusentals medarbetare. Gränserna mellan internt och externt suddas därför alltmer ut.
Staffan

LEAN-kommunikation
På Scania arbetar 8 personer på den redaktionella avdelningen, Scania Newsdesk. Varje morgon börjar med ett kort möte i pulsrummet. Genom visuellt arbete där allt klistras upp på post-it-lappar på en tavla är tanken att alla i organisationen ska kunna följa vart i den redaktionella processen teamet befinner sig. Scania Newsdesks arbetssätt är baserat på LEAN, en arbetsprocess som annars används för att optimera produktionen. Avdelningen har arbetat fram en egen version av LEAN som passar i kommunikationssammanhang. I systemet ingår att markera varje arbetsuppgift med en färg- rött, gult eller grönt. Rött betyder att det är en uppgift som är avvikande och ej löst, gult indikerar avvikelse med plan för lösning och grönt betyder inga avvikelser och att processen flyter på som planerat. Fördelarna Staffan ser med att arbeta med LEAN är att alla i organisationen kan följa kommunikationsprocessen, inte bara de som arbetar med kommunikation. Folk blir delaktiga.

Webb-TV och mobilfilmning
Scania Newsdesk arbetar mycket med rörlig bild och har satt upp en egen videostudio in-house. Tidigare var användningen av rörlig bild begränsad till  påkostad filmproduktion, men idag har Scania utvecklat ett system där de använder sig av iPhone-filmning. Rörlig bild har därmed fått större räckvidd och fler engagerar sig i spridningen av det visuella materialet. Staffan berättade även att Scania introducerat ett webb-TV- format där de kan bjuda in gäster.

Här kan du ladda ner Staffans tips!

Här hittar du ett urval av de slides som Staffan använde under sin presentation

Vill du veta mer? Lyssna gärna på vår podd, Passion för kommunikation. I avsnitt sju gästar Staffan Ekengren studion.