Kom igång med din omvärldsbevakning i tre steg

På förra veckans frukostseminarium om omvärldsbevakning gick vi igenom några praktiska tips för att visa hur du gör för att få ut det mesta av din omvärldsbevakningstjänst. Här är tre steg för hur du kommer igång med din omvärldsbevakning och några tips att tänka på under uppsättningen.

Steg 1 – Att välja det du vill bevaka

Precis som på tiden när omvärldsbevakning bestod av att klippa ut artiklar ur tidningar innebär det första steget i en uppsättning av omvärldsbevakning av att identifiera ditt behov av bevakning och formulera det i en slags beställning på önskat resultat. Skillnaden mot förr är däremot formen som den ordern har. På tiden för pressklipp räckte det med att säga ”jag vill ha alla artiklar i tidningarna A och B”. För att inte överösas av mängder irrelevanta sökträffar från den oändliga mängd information som finns online idag behöver din beställning vara lite mer specifik än så. Vad som ofta glöms bort är att kvaliteten på input också direkt påverkar kvaliteten på output.

Cision - Omvärldsbevakning, var börjar man

Tänk därför igenom vad du vill bevaka och välj ut det som är relevant för ditt företag innan du sätter upp din bevakning. Förutom att välja sökord och sökbegrepp så kan du styra så att dina sökagenter bevakar ett eller flera språk, från ett eller flera länder. Du kan också lägga till relaterade ord som måste finnas i texten för att det ska bli träff, och om det behövs kan du lägga till spärrord som inte får förekomma bland dina träffar.

Steg 2 – Anpassa och finjustera för bästa resultat

Fördelen med dagens omvärldsbevakning är att du kan anpassa dina sökagenter utifrån träffarna du får fram i resultatet. Märker du att du får med träffar som du inte anser är relevanta så kan du ändra din sökuppsättning för att exkludera dem. Ett sätt att göra detta på är att arbeta med booleska operatorer, det vill säga ord som AND/OR och AND NOT.

Cisions exempel på booleska operatorer i omvärldsbevakning

De flesta av våra kunder arbetar fram sin sökprofil över en inledningsfas på några veckor. Räkna därför med att lägga ner lite extra tid på din uppsättning av omvärldsbevakning så blir du mer nöjd med resultatet av den. Vill du direkt se vilken sorts träffar som dina bevakningar genererar kan du göra en arkivsökning i vårt arkiv som sparar träffar i 90 dagar. Sedan kan du anpassa dina sökagenter och sökord för att se till att dina träffar blir relevanta för dig. Genom att använda dig av Cisions olika filter kan du till exempel exkludera källor, så som din egen hemsida om du till exempel vill kunna mäta genomslaget av nyheter som du själv har skickat ut. Du kan också filtrera bort medier som du inte är intresserad av att bevaka, eller tvärtom välja ut vilka medier sökagenten ska fokusera på om du inte vill bevaka allt.

Steg 3 – Använd dina resultat på rätt sätt

De flesta av våra kunder som använder sig av vår bevakningstjänst får en sammanställning av sina träffar i dagliga nyhetsbrev, det vill säga mail som skickas till valda mottagare med de träffar som omvärldsbevakningen har samlat upp. Ett smidigt sätt att använda den funktionen är att skapa olika nyhetsbrev till olika personer på företaget, för att se till att rätt person får rätt information. Du väljer själv vilka av dina sökagenter som ska ingå i ett nyhetsbrev, och hur nyhetsbrevet ska se ut.

Cision - Skapa olika nyhetsbrev till olika personer med träffarna från din omvärldsbevakning

Det går även att ställa in så att nyhetsbrevet kommer vid en eller flera tidpunkter under dagen, eller så kan du välja att få ett mail direkt då vi har fångat in en ny träff.

På seminariet berättade vi också om några konkreta exempel på hur du kan använda vår tjänst för omvärldsbevakning till nytta för ditt företag och din affär. De dyker upp längre fram här på bloggen – håll utkik!

 Tipsen är hämtade från seminariet Djupdykning i omvärldsbevakning som hölls på Cision förra veckan. Här hittar du hela presentationen.