Tre kommunikationschefer om internkommunikationen med anledning av COVID-19

Spridningen av COVID-19 världen över påverkar svenska företag, organisationer och myndigheters internkommunikation då andra frågor kommer upp på agendan och många verksamheter har börjat arbeta från distans. Den där snabba avstämningen vid kaffemaskinen på kontoret har plötsligt omvandlats till ett video-möte eller en chattgrupp och det allra mesta måste för tillfället ske digitalt.

Vi frågade tre kommunikationschefer inom olika sektorer och regioner hur de hanterar dessa nya förutsättningar och numera bedriver sin interna kommunikation på den digitala arbetsplatsen.

Hur hanterar ni er internkommunikation i dessa ovanliga tider då många arbetar på distans?

Christel Grip, Hållbarhets- och kommunikationschef på Widrikssons Logistik

För oss som har medarbetare som är ute i produktion hela dagarna och inte har tillgång till dator, mail eller ens nära kollegor är det alltid en utmaning att nå ut med information internt.

Vi kommunicerar förändringar och viktig information främst via e-post och SMS. Närmsta chef har också ett stort ansvar att se till att alla medarbetare dels tar del av informationen och dels förstår innebörden och hur det påverkar personen i hans eller hennes arbete. Vi försöker hålla en tät dialog och dagliga avstämningar med närmsta chef. 

Jason Hoffman, HR- och kommunikationschef på TRR Trygghetsrådet

Generellt sett är intranätet och närmaste chef TRR:s primära kommunikationskanaler. I olika typer av krissituationer, till exempel kopplat till corona-pandemin och dess konsekvenser, är det extra viktigt att alla medarbetare nås av ett och samma budskap vid samma tidpunkt. Under de senaste veckorna har vi därför implementerat en ny kommunikationsstrategi som innebär att vi löpande kommunicerar åtgärder och beslut direkt via mail till alla medarbetare.

Som komplement publiceras informationen även på vårt intranät där vi skapat en samlingssida med uppdaterade riktlinjer. Vi arbetar också med både artiklar och rörlig media. Bland annat förmedlar vi vd:s budskap via korta filmer som på ett positivt sätt stärker TRRs kommunikation och skapar en tydlighet och ett lugn i organisationen.

Vårt mål med vår interna kommunikation är att den ska signalera:

• Tydlighet – TRRs viktiga uppdrag i denna kris, vårt ställningstagande att göra allt vi kan för att upprätthålla verksamheten, våra riktlinjer som löpande uppdateras och hittas på intranätet
• Trygghet – att ledningen har koll, att krisorganisation är etablerad, att mycket redan är gjort och att närmaste chef finns till hands för att lösa dagliga utmaningar
• Tillsammans – detta är en utmaning som vi tar oss an tillsammans, vi hjälper varandra och tillsammans bygger vi ett TRR – under rådande omständigheter i ökande omfattning i digitala kanaler men fortfarande tillsammans, internt men också i samverkan med våra kunder och klienter

Jeanette Ögren Viklund, kommunikationschef Piteå kommun

I Norrbotten har vi inte samma läge som i storstadsregionerna ännu. I Piteå kommun fungerar det mesta som vanligt fortfarande. Däremot påverkas det lokala näringslivet och besöksnäringen av Corona. Det är nu viktigare än någonsin tidigare att Piteåbor handlar i Piteås butiker, köper mat i Piteås restauranger och besöker de evenemang som fortfarande är igång.

I Piteå har en företagare vid namn Lisa Hellmér som driver Pensionatet startat upp ett initiativ för att hjälpa företagare genom coronakrisen. Hennes sociala medier-kampanj har gett ringar på vattnet och spridit sig över landet.

Finns det några konkreta förändringar ni har gjort de senaste veckorna för att se till att optimera informationsspridningen internt?

Christel Grip, Hållbarhets- och kommunikationschef på Widrikssons Logistik

Generellt tror vi att det är bra att fortsätta kommunicera i upparbetade kanaler. Vid vissa kommunikationsinsatser har vi tagit fram ”talmanus” till cheferna för att de inte ska missa något i kommunikationen med sina medarbetare.

Den största skillnaden är en väldigt mycket tätare frekvens på informationen. Det är en förutsättning för att öka tryggheten, även när det inte finns några nyheter att kommunicera.

Jason Hoffman, HR- och kommunikationschef på TRR Trygghetsrådet

Ja, vi har sjösatt en krisorganisation med ett operativt kristeam. Kristeamets uppgift är att dygnet runt bevaka vad som händer i världen, vilka actions våra myndigheter tar timme för timme och analysera hur det kan komma att påverka våra kunder, deras tjänstemän och vår egen verksamhet för att därefter uppdatera våra medarbetare.

Utifrån omvärldsbevakningen fattar ledningen snabba beslut för att skapa så tydliga riktlinjer som möjligt för att verksamheten ska kunna fortsätta att leverera i världsklass i så stor utsträckning som möjligt. Sedan har vi också ändrat vår interna kommunikationsstrategi (se fråga 1), och i ökande omfattning kommunicerar vd och ledningen direkt till alla medarbetare.

Jeanette Ögren Viklund, kommunikationschef Piteå kommun

För oss kommunanställda handlar det i nuläget mest om planering för olika scenarier. Det finns förstås en oro för hur vi ska klara bemanningen om vi skulle få en hög sjukfrånvaro som följd av Coronaviruset, men det finns också planer för det.

Vi samverkar med andra aktörer i länet och kommunens ledningsgrupper har fortlöpande möten. Från och med måndag den 16 mars har kommunen stabsläge som en följd av Coronaviruset.

Stabsläget innebär att kommunen planerar på kort och lång sikt inför ett eventuellt förvärrat läge. Staben består av kommunens ledningsgrupp, där förvaltningscheferna ingår och ett antal nyckelroller. Stabschef är kommunchefen.

Vilka digitala kommunikationsverktyg använder ni för att kommunicera på mottagarnas villkor om ni tillfälligt har förlagt er verksamhet till distansarbete?

Christel Grip, Hållbarhets- och kommunikationschef på Widrikssons Logistik

Vi använder mail och SMS, I vissa av våra IT-system finns det också kommunikationsmöjligheter, vi lägger till exempel in viktiga meddelanden i schemaläggningsprogrammet så innan en anställd kan se sitt schema för sitt arbete behöver han eller hon ta del av viss viktig intern information. På så sätt säkerställer vi att informationen når fram.

Jason Hoffman, HR- och kommunikationschef på TRR Trygghetsrådet

TRR använder Microsoft Teams sedan drygt ett och ett halvt år tillbaka. Idag, i den världomfattande kris vi befinner oss i, är det en ovärderlig plattform, både internt i organisationen och i arbetet med arbetssökande tjänstemän och kunder. Den gör att en stor del av medarbetarna, bland annat på huvudkontoret i Stockholm, kan arbeta helt på distans med bibehållen kvalitet. Vi har även en webbinarieverksamhet som på mycket kort tid har växlat upp och ställt om hela vårt analoga utbud till att idag erbjuda våra kunder och tjänstemän en stor mängd digitala tjänster.

Jeanette Ögren Viklund, kommunikationschef Piteå kommun

På kommunens kommunikationsavdelning arbetar tio personer tillsammans med mig som avdelningschef. Vi jobbar just nu väldigt mycket med kommunikation runt Corona, både internt och externt. Vi har i nuläget ett par stycken som jobbar hemifrån. Det brukar de göra lite då och då även annars så det fungerar fint.  Vi håller kontakten via mejl, telefon, skype och messenger. I kommunen har generellt fler skypemötet och telefonmöten nu än i vanliga fall.

I kris jobbar vi i de kanaler vi vanligtvis gör i vardagen. Internt kommunicerar vi via vårt Intranät som vi kallar Insidan. Vi byggde om vårt intranät 2017 och vi har nyhetsytor för kommunövergripande frågor, förvaltningsspecifika frågor och för avdelningsfrågor. Nyheter i Intranätet kompletteras med mejl, nyhetsbrev och arbetsplatsträffar där chefer lämnar information till sina anställda. 

Hur gör ni för att upprätthålla den sociala samvaron internt om ni arbetar på distans?

Christel Grip, Hållbarhets- och kommunikationschef på Widrikssons Logistik

Det är svårt att upprätthålla det sociala på distans! Ett samtal betyder mycket. Att ringa varandra istället för att maila eller chatta. Fredagsfikat är dock heligt, då får man skicka en bild på kaffekoppen eller bullen. Men så mycket fika-prat brukar det tyvärr inte bli.

Jason Hoffman, HR- och kommunikationschef på TRR Trygghetsrådet

Vi satsar bland annat på att ha regelbundna digitala möten i våra team, där vi mer informellt stämmer av hur alla mår och till exempel fikar tillsammans.

Ytterligare ett fint initiativ är att medarbetare på TRR som kan och vill erbjuds Mindful Walks varje tisdag och torsdag. Deltagarna tar på sig skor och ytterkläder och står vid sin dörr när klockan slår 11.30 och tar de första promenadstegen tillsammans virtuellt!!

TRR bjuder även in till två öppna Mindfulness-sessioner under några veckor framåt. Som medarbetare kopplar man upp sig via ett digitalt verktyg och kan befinna sig var som helst i världen. Dessa sessioner syftar till att lära känna sin kropp och knopp och grunda sig och stå stadig, trygg i vardagen oavsett vilka utmaningar man möter.